Oslo Kommune - Byrådsledernes Avdeling
SKOP er en elektronisk saksbehandlingsløsning der prosess- og kunnskapsstøtte er i fokus. SKOP baserer seg på rolletilpassede skjermbilder. Alle brukere har egne tilpassede skjermbilder der informasjonen gjøres lett tilgjengelig i henhold til arbeidet som skal utføres.
Byrådslederens avdeling ivaretar saksbehandlingen til Byrådet i Oslo Kommune og iKnowBase Case Management fra e-vita blir benyttet som saksbehandlingsportal for ca. 300 saksbehandlere. Det forvaltes nærmere 2 millioner dokumenter i denne iKnowBase løsningen.
Noen nøkkelpunkter:
- Hver bruker har en skreddersydd forside som viser status for eget arbeid
- Brukernes fagsystemer er integrert i løsningen og arbeidsflyten ivaretar krav til kvalitet og sporing
- Brukerne får prosess- og kunnskapsstøtte ved at relevant informasjon synliggjøres avhengig av hvilket prosessteg man befinner seg i.
- Oracles prosessmotor benyttes for all saksflyt i løsningen.
- Alle aktiviteter i forbindelse med en sak kan gjenfinnes i historikken
- SKOP er tett integrert med DocuLive v6 og alle journalpliktige dokumenter lagres i løsningen
- Løsningen utveksler data fra flere forskjellige systemer i sanntid
Gode resultater
Innføring av SKOP har gitt gode resultater. For enkelte saker har behandlingstiden gått ned fra flere dager til timer. Løsningen har gitt vesentlig bedre oversikt og man kan følge hvor i kjeden et dokument eller en sak befinner seg. Dokumentene skannes ved ankomst og flyter elektronisk gjennom hele saksprosessen, og svarbrev ekspederes per e-post.