Undervisningsbygg Oslo KF

Undervisningsbygg Oslo KF (UBF) er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. 83 000 elever og 12 000 lærere bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler.

Kvalitets- og styringssystem, iKnowBase QMS

UBF ønsket et helhetlig styringssystem for hele deres virksomhet og i den forbindelse valgte de e-vita og deres programvare iKnowBase QMS.

Det var meget viktig for UBF at styringssystemet skulle være helhetlig og enkelt i bruk. iKnowBase QMS er utviklet for å dekke prosessorienterte kvalitetssystemer der alle relevante hjelpemidler og kvalitetsdokumentasjon gjøres tilgjengelig i en og samme løsning. Programvaren er basert på konfigurasjon av grunndata (metadata) og generelle funksjoner (portlets), noe som bidro til en rask og forutsigbar realisering av løsning hos UBF. I tillegg inneholder iKnowBase andre ferdige Solutions for prosjektarbeid (WorkSpace), avvikshåndtering og et fullverdig intranett (xNet), noe som også var viktig for UBF i etterkant av realiseringen av standard løsning.

Gevinster

UBF har fått et styringssystem der effektivitet og kvalitet er sentrale gevinster. Brukerne har fått et verktøy som gir en god oversikt over gyldige prosedyrer og styrende dokumenter, samt forskrifter.

En prosessorientert arbeidsflyt er i fokus i alle e-vitas løsninger. Brukerne får enkelt presentert de dokumenter, maler, regler og rutiner som gjelder for hver enkelt arbeidsoppgave. I UBFs administrasjonsmodul kan man enkelt administrere og vedlikeholde systemet, og UBF sikrer derfor at systemet til en hver tid inneholder siste gyldige versjoner.

I tillegg til sin spesialistkompetanse innen kvalitetssystem, arbeidsflyt, web- og prosessløsninger og installasjon, har e-vitas konsulenter gitt råd og utført tilpasninger i forhold til en utskriftsmodul, statushåndtering, maler og Single SignOn funksjonalitet.